Dossieropbouw: Hier moet je op letten bij ontslag

Werkgevers willen een soepeler ontslagrecht en werknemers makkelijker kunnen ontslaan. Dat blijkt uit recent onderzoek van BNR en MKB-Nederland. Maar met de invoering van de Wet Werk en Zekerheid (WWZ) is het ontslagrecht juist strenger geworden. Dossieropbouw is belangrijker dan ooit. Want zonder goed dossier, geen ontslag. Hoe doe je dat: een goed dossier opbouwen?

Om een werknemer onder de WWZ te ontslaan, moet de werkgever één ontslaggrond goed kunnen onderbouwen met een dossier dat piekfijn op orde is. Is het dossier niet compleet, dan mag de baas zijn werknemer niet ontslaan. Sinds de invoering van de WWZ, op 1 juli 2015, krijgen werkgevers minder vaak toestemming van de rechter om werknemers te ontslaan. De belangrijkste reden: veel werkgevers zijn slordig in het opbouwen van hun personeelsdossiers.

Ontslaggronden

Voor 1 juli 2015 mochten werkgevers zelf de ontslagroute kiezen, tegenwoordig bepaalt de ontslaggrond de route. Is er sprake van langdurige ziekte of ontslag om bedrijfseconomische redenen, dan loopt het ontslag via het UWV. Gaat het om disfunctioneren, veelvuldig ziekteverzuim, een verstoorde arbeidsrelatie, verwijtbaar handelen of werkweigering? Dan is ontslag via de kantonrechter de juiste route. De kantonrechter beoordeelt of er voldoende aanleiding is om het dienstverband te beëindigen.

Dossiers

Voor die beoordeling is een solide dossier nodig, een werkgever mag een werknemer alleen ontslaan als aan één ontslaggrond volledig kan worden voldaan. Het is daarom aan te raden om voor iedere nieuwe medewerker meteen een personeelsdossier aan te maken. Dat dossier bevat onder andere de arbeidsovereenkomst, verslagen van functioneringsgesprekken en een duidelijke functieomschrijving zodat de werknemer weet wat er van hem wordt verwacht. Een dossier van een disfunctionerende medewerker bevat ook nog de volgende onderdelen:

  • Documenten die aantonen dat de werknemer op tijd op de hoogte is gebracht over zijn disfunctioneren.
  • Officiële waarschuwingen
  • Bij slecht functioneren moet er een verbeterplan aanwezig zijn. Uit het dossier moet ook blijken dat er voldoende gelegenheid is geweest om het functioneren te verbeteren.
  • Het verbeterplan is tussentijds geëvalueerd, daarnaast zijn er duidelijke vervolgstappen geformuleerd.
  • Formuleer ook duidelijk wat de consequenties zijn als de werknemer onvoldoende verbetering vertoont.
  • Verslagen van alle relevante gesprekken en gebeurtenissen.
  • Het moet duidelijk zijn dat het disfunctioneren niet te wijten is aan onvoldoende aandacht van de werkgever. Er moet genoeg tijd zijn besteed aan scholing of de arbeidsomstandigheden van de werknemer.
  • De werkgever moet kunnen aantonen dat de werknemer niet kan worden herplaatst binnen een redelijke termijn, ook niet met behulp van scholing.

De voordelen van dossieropbouw

Het opbouwen van een personeelsdossier kan veel tijd en energie in beslagnemen. Toch is het absoluut de moeite waard. Niet alleen omdat je als werkgever anders met een disfunctionerende medewerker blijft zitten, ook vanwege de voordelen die zo’n personeelsdossier met zich meebrengt. Het is bijvoorbeeld een handig overzicht voor een nieuwe leidinggevende. Daarnaast krijgt de werkgever een goed overzicht van de prestaties van zijn werknemers. Dat kan als leidraad dienen bij het toekennen van bonussen of promoties.

Vragen of hulp nodig bij het opbouwen van een personeelsdossier? Belt u ons gerust voor een vrijblijvend eerste telefonisch advies of vul het contactformulier in. Wij staan u graag te woord.